Tugas STANDARD OPERATION PROCEDURE PENERIMAAN KARYAWAN BARU

 

PT FORMULATRIX INDOSESIA

STANDARD OPERATION PROCEDURE PENERIMAAN KARYAWAN BARU

 

1. DASAR PEMIKIRAN

1.1 Tentang tata cara penerimaan karyawan baru.

1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tata cara yang berlaku.

2. TUJUAN

2.1 Memberikan pedoman untuk pelaksanaan perpindahan divisi dengan memperhatikan segi administrasi dan waktu.

2.2 Adanya standard prosedur pelaksanaan penerimaan karyawan baru dan perpindahan divisi.

 3. PENGERTIAN

3.1 Karyawan Baru adalah Karyawan yang baru bergabung dengan PT. Formulatrix Indonesia dan Karyawan yang melakukan perpindahan dari divisi satu ke divisi lain yang dilakukan oleh K aryawan dikarenakan adanya kebutuhan di PT. Formulatrix untuk melaksanakan tugas dari Perusahaaan yang dilakukan dalam konteks bekerja.

 4. RUANG LINGKUP

4.1 Kebijakan serta prosedur untuk Karyawan baru ini berlaku untuk semua tingkatan karyawan di seluruh lingkungan PT. Formulatrix Indonesia.

5. TATA CARA

5.1 KARYAWAN BARU DI PT. FORMULATRIX INDONESIA

 5.1.1 Karyawan yang diterima untuk bekerja telah lulus dari proses recruitment yang dilakukan oleh PT. Formulatrix Indonesia.

5.1.2 Jadwal masuk karyawan adalah tanggal awal bulan (tanggal 1) dan tengah bulan (tanggal 15)

5.1.3 HRD menginformasikan tanggal pertama masuk kepada karyawan disertai dengan informasi:

5.1.3.1 Pakaian yang harus dikenakan pada hari pertama

5.1.3.2 Dokumen yang wajib dibawa:

• ·        SKCK + Fotokopi
• ·        KTP + Fotokopi
• ·        IJAZAH + Fotokopi
• ·        KK + Fotokopi    
• ·        Foto berwarna 2X3 (2 lembar)
• ·        Foto berwarna 3X4 (2 lembar)

5.1.4 HRD akan memasukkan data Karyawan baru di HRIS setelah konfirmasi karyawan diterima, disertai dengan informasi hari pertama bekerja di Formulatrix minimal 10 hari kerja sebelum masuk (cc ke security).

5.1.5 Divisi Leader dan sekretaris akan memastikan perlengkapan siap dan menyediakan perlengkapan kerja selambat-lambatnya 2 hari sebelum karyawan baru masuk.

5.1.6 IT membuat email, SI, ID Card (menggunakan foto dari Karyawan), TIGA minimal 2 hari sebelum Karyawan bergabung dan diserahkan ke HRD.

5.1.7 Sosialisasi hari pertama

5.1.7.1 Karyawan akan masuk pada pukul 8 pagi dengan menggunakan pakaian kemeja putih (atasan) dan celana panjang hitam

5.1.7.2 IT akan mengambil foto.

5.1.7.3 Menonton DVD Formulatrix.

5.1.7.4 HRD menyerahkan “control list”

5.1.7.5 Pengisian jamsostek , update data diri di HRIS/SI

5.1.7.6 Training TIGAtrax dan oleh IT

5.1.7.7 Training K3 oleh team K3

5.1.7.8 Training PP oleh HRD

5.1.7.9 TTD surat perjanjian kerja atara Karyawan dan HRD

5.1.7.10 Visit factory oleh HRD/ Sekretaris

5.1.7.11 Mulai bekerja

5.1.8 Pemantauan hasil Evaluasi / Assessment

5.1.8.1 Assessment final diberikan ke HRD selambat-lambatnya 10 hari kerja sebelum akhir masa kerjasama yang tertuang pada SPK/ SPKWT

5.1.8.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak permintaan diberikan.

 5.1.8.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambatlambatnya 5 hari kerja (1 minggu) sebelum akhir masa kerjasama. 

• Jika diangkat sebagai Karyawan tetap maka HRD akan mengeluarkan SK pengangkatan Karyawan Tetap 

• Jika perpanjangan kontrak maka HRD akan melakukan perpanjangan kontrak. 

• Jika masa Kerjasama berakhir maka HRD dan Divisi Leader wajib memberitahukan minimal 5 hari kerja sebelum akhir masa kerjasama.

5.2 PERUBAHAN DIVISI

5.2.1 Project Leader/ Divisi Leader mengajukan permohonan perubahan Divisi kepada HRD selambatlambatnya 10 hari kerja sebelum perpindahan dilaksanakan dengan memberikan beberapa informasi sbb:

5.2.1.1 NIK dan Nama Karyawan

5.2.1.2 Lama Waktu perpindahan

5.2.1.3 Permanent / Probation / Temporary

 5.2.1.4 Job Desc pada Divisi baru dan Goal/ target

5.2.1.5 Approval dari kepala Divisi Lama dan Divisi baru

 5.2.1.6 Menyertakan email approval dari PM dan Direktur

5.2.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak permintaan diberikan.

 5.2.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5 hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan. 5.2.4 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA , ID card 5.2.4.1 Team IT akan mensupport perubahan data, perubahan data selambat-lambatnya dilakukan 2 hari sejak informasi diberikan oleh HRD ke team IT.

5.2.5 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan kerja

5.2.6 Kepala Divisi wajib menginformasikan tata cara di Divisi yang baru: 3 No. Dokumen 0017/SOP-HRFI/09/2013 STANDARD OPERATION

5.2.6.1 Safety tools

 5.2.6.2 Aturan jam kerja

5.2.6.3 Job Desc

5.2.6.4 Sosialisasi aturan lain yang dikelola oleh Divisi (jika ada)

5.2.7 Karyawan dapat mulai bekerja

5.2.8 Untuk Masa habis perpindahan dengan penjelasan probation / temporary, maka 10 hari kerja atau 2 minggu, Kepala Divisi wajib menginformasikan status ke depan kepada HRD, disertai dengan assessment apabila ada.

5.2.9 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak pemberitahuan diberikan.

5.2.10 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5 hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan. 5.2.11 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA

5.2.12 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan kerja

5.2.13 Karyawan dapat kembali ke Divisi lama / tidak diperpanjang kontrak di PT. Formulatrix Indonesia